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Todo pago realizado al colegio, independientemente de su naturaleza (concepto) y modalidad, debe ser reportado de manera electrónica (no solicitamos ni procesamos comprobantes físicos impresos), para que pueda ser identificado de manera particular y oportuna, así como ser procesado y abonado a las cuentas asociadas a los cupos correspondientes, en el sistema administrativo del colegio (contabilizarlo y facturarlo), en el mismo orden de la cola de trabajo electrónica. Dicho reporte se debe enviar al administrador, preferiblemente a su Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. u opcionalmente, a su WhatsApp.

El reporte debe efectuarse inmediatamente posterior al momento de realizar el pago, y debe contener por lo menos, los siguientes datos:

  1. Fecha: Del proceso.
  2. Forma de pago: Según la modalidad seleccionada.
  3. Número: Serial de la operación.
  4. Tipo: Familiar o patronal si aplica.
  5. Concepto: Si es inscripción, mensualidad u otra razón.
  6. Detalles: Niño al que aplica, mes y cualquier otro dato relevante. Si es un pago compuesto, desglosar montos.
  7. Datos complementarios: Cualquier otro relevante y relacionado. Por ejemplo: Si depositan cheque patronal por pago del beneficio de educación inicial, deben informar el número del cheque, banco y el monto.

Esta información debe ser transmitida, ya sea detallada en un mensaje de texto, o en su defecto, en una captura digital de la operación, con dichos datos visibles. También sirve un mensaje mixto: texto e imagen, u otra forma legible de información (audio, video).

Este reporte de pago aplica incluso para los pagos efectuados en el mismo colegio, como por ejemplo, en efectivo, según sea el caso:

  1. Bolívares: Informar denominaciones y cantidad de piezas de cada una.
  2. Divisas: Informar denominaciones y cantidad de piezas de cada una, así como su serial. Se puede simplificar el reporte, enviando fotos de los billetes, vía WhatsApp, donde se visualicen esos datos.

Estos reportes deben ser enviados preferiblemente antes del pago (informar si necesitan cambio y/o vuelto), o durante del mismo, teniendo en cuenta que no se procesan al instante, sino que se reciben en consignación para ser procesados luego. 

El colegio enviará igualmente vía digital, una respuesta confirmando el proceso del pago, notificando cualquier detalle o incidencia relacionado con el mismo.

Notas complementarias y aclaratorias:

  1. Esta información se pide con detalles referenciales, pues casi todos los pagos recibidos son montos o iguales o similares. Para poder saber de quién es cada pago hace falta la información del reporte. No nos hacemos responsables por pagos no reportados por los canales regulares.
  2. Estos reportes serán verificados y respondidos, en un plazo entre 24 y 72 horas (entre 1 y 3 días hábiles), dependiendo de la modalidad y flujo de trabajo. Si en este plazo máximo, no le llega conformación, solicitarla.
  3. La información debe estar preferiblemente en texto, en el cuerpo del mensaje del correo electrónico del reporte del pago, esto permite que la información pueda ser capturada directamente por el sistema de búsqueda, identificación, verificación y facturación.
  4. Evitar en lo posible remitir el reporte de pago exclusivamente en capturas de pantalla e imágenes adjuntas, las cuales pueden ser enviadas en caso de priorizar la comodidad y facilidad de respaldar en un solo registro, toda la información a reportar, pero en ese caso es mejor y preferible, un soporte generado mediante impresión digital de la operación en formato PDF, en los casos que aplique.
  5. No debe consignar en el colegio ningún soporte físico del pago ya que evitamos en todo lo posible, llenarnos de papel, solamente debe transmitir los datos vía electrónica. Esto permite no estar imprimiendo más nada que lo estrictamente necesario (conciencia ecológica y económica), facilita la identificación del reporte de pagos y agiliza el proceso de verificación de pagos.
  6. El colegio no retira cheques devueltos. Estos medios de pagos son anacrónicos y por tanto, problemáticos, además que ahora los cheques devueltos quedan en la oficina donde fueron depositados, no son enviados a la sucursal donde el colegio tiene su cuenta. En estos casos, el colegio lo que puede hacer es emitir una autorización a nombre de la persona que lo va a retirar.
  7. Todos los pagos efectuados por los representantes a lo largo del año escolar, son registrados en una especie de estado de cuenta, denominado: Boletín administrativo.