Procedimiento fijación de precios

En este apartado se presenta, revisa y comenta, el procedimiento institucional interno CEIVA, relacionado con la fijación de los costos y precios de nuestros servicios. Para conocer el componente normativo y el marco legal externo al colegio, que lo determina y genera, revisar este enlace.

Para que los colegios de gestión privada fijen los precios de sus servicios, existen normativas legales que los regulan (mayor información de las mismas en este enlace). Cada institución para cumplir con dichos lineamientos, implementa procedimientos específicos, explicamos brevemente el nuestro, en este apartado. Para sustentarlo, donde aplique, se mencionará brevemente su sustento legal, aunque para mayores detalles de este aspecto, el enlace anterior. Preliminarmente, informamos que algo que nos caracteriza sobre el mismo, es que lo hacemos completamente en formato electrónico y asincrónico, ya que es la modalidad que nos permite una mayor participación y menor impacto (interrupción), tanto en la dinámica familiar como escolar (se puede participar en cualquier horario, desde cualquier lugar, con acceso a internet); además de ser más efectivo y por tanto mejor, aprovechar los canales electrónicos y herramientas ofimáticas (informáticas), para operativizar procesos que esencialmente son de comunicación, análisis de información y toma de decisiones. Contamos con plataforma web (CEIVAvirtual)  y toda una estructura funcional, implementada con éxito por más de una década (desde 2014, nacimos justo cuando se publicó la 1ra Resolución y la que más determina el procedimiento a seguir). A continuación, los elementos esenciales de este procedimiento, presentados con el esquema ABC123@CEIVA:

Asamblea (Escolar):

1. Conformar
2. Convocar
3. Comenzar

Budget (Presupuesto):

1. Determinar
2. Debatir
3. Decidir

Concreción (Administrativa):

1. Publicar
2. Implementar
3. Vigilar

Es la figura principal y protagonista de todo el procedimiento. Tres (3) procesos esenciales están asociados con esta figura, reseñados brevemente a continuación.

1.    Conformar: ¿Quiénes constituyen la Asamblea? El representante principal de cada familia, o el que lo desee, madre o padre.  Es una sola persona, por tema de cifras y votos, que deben coincidir con los cupos asignados que sean de familias diferentes (algunas familias son solo madre o padre, un solo voto, no pueden estar en desventaja de peso decisorio, ante los casos que tengan ambos, madre y padre, 2 votos). ¿Dónde se conforma y delibera? Nuestras Asambleas, en función de lograr y facilitar la participación de todos (100%), son completamente electrónicas, en una plataforma web disponible todos los días (sin excluir fines de semana, feriados o cualquier otro), las 24 horas, desde cualquier equipo y lugar con acceso a internet, incluso desde App en línea (con capacidad de algunas operaciones off line). Al registrarse y decir presente en dicho espacio virtual, ya está registrando asistencia y quedará habilitado para participar y votar. Todo lo que hacemos queda debidamente registrado, para cualquier revisión posterior, verificación y/o auditoría necesaria.

• Sustento legal: Lo define la R114 (Art. 2), al conceptualizar que la Asamblea Escolar es la “Reunión de las madres, los padres, representantes o responsables de los estudiantes …”, por tanto, son quienes tengan niños inscritos en el colegio. Complementariamente, en el Art. 8 se establece que “Dicha Asamblea se constituirá válidamente con la asistencia del setenta y cinco por ciento (75%) de sus miembros.” Por su parte la R024 (Art. 6, literal a y e), contempla que el proceso de revisión, consulta y aprobación de las mensualidades se puede efectuar, bien sea por medios físicos o electrónicos, este último abarca medios alternativos y plataformas. Esta misma Resolución (Art. 6, literal e), pide “… garantizar que sólo puedan participar en él, los padres y representantes inscritos en la institución, generando un voto único por familia.”

2.    Convocar: ¿Cuándo se congrega? Nosotros lo hacemos o cuando ya se tengan asignados todos los cupos para el nuevo año escolar (siempre después del 15 del mes de julio), o cuando finalice normativamente, el proceso de inscripción (finales de julio, así no se tengan todos los cupos asignados). 

• Sustento legal: Al respecto, la R114 lo deja claro, en su Art. 8: “La Asamblea Escolar Extraordinaria se convocará una vez publicada la presente Resolución en la Gaceta Oficial de República Bolivariana de Venezuela, a partir del primer día hábil posterior a su publicación y hasta el 1 de septiembre del año en curso como fecha límite.” El artículo anterior (el 7), por su parte establece: “La convocatoria a la Asamblea Escolar Extraordinaria deberá ser efectuada por el Director o Directora de la institución educativa, utilizando todos los medios que tenga a su alcance (correos electrónicos, circulares, carteleras, llamadas telefónicas entre otros), con por lo menos setenta y dos (72) horas de antelación a su celebración, con indicación expresa de la fecha, hora y lugar de su realización, …” La R114 fue publicada un día 11/07, se espera  un día hábil a su publicación (día 12) y luego tener en cuenta 3 días (72 horas), de anticipación, por lo que corresponde luego del 15, más o menos, la convocatoria más temprana, dependiendo del calendario mes de cada año. 

3.    Comenzar: ¿Cuándo da inicio las deliberaciones en la Asamblea? Al lograr la conformación válida inicial (75%), o en su defecto, la mitad de representantes más uno (50%+1). Al hacerse todo esto en una plataforma web, todos podemos evidenciar cuándo se cumple este prerrequisito. Nosotros en CEIVA, intervendremos para tratar que esto sea lo más pronto posible, para lo cual, agradeceremos o exigiremos, la responsabilidad en asumir por parte familiar, lo que le corresponda cumplir. Impulsaremos y trataremos siempre, de lograr una participación del 100%, pues la plataforma, los tiempos y los plazos involucrados, siempre lo permiten y posibilitan.

• Sustento legal: La R114 (Art. 8), establece que: “De no lograrse dicho porcentaje de asistencia en la primera convocatoria, se convocará a Asambleas sucesivas en días posteriores hasta lograr la asistencia del cincuenta por ciento más uno (50%+1) de sus miembros. …  hasta el 1 de septiembre del año en curso como fecha límite.” 

El foco principal de este procedimiento, derivado a su vez de lineamientos  normativos (bases legales), es acordar (escuela y familias), los precios del servicio, que derivan de una estructura de costos, que conforma el presupuesto escolar anual. Básicamente se debe garantizar otro año de funcionamiento, acordando criterios financieros. Tres (3) procesos contemplan este elemento procedimental, reseñados brevemente a continuación.

1.    Determinar: Preliminarmente, nuestra Asamblea CEIVA inicia con elementos enfocados en despejar la incertidumbre sobre el proceso, al dilucidar, aclarar y explicar todo el procedimiento, señalando e indicando con claridad y exactitud, todo lo que se debe hacer, contextualizado al momento particular del año escolar (incluye conceptos, agenda con fechas y plazos, referentes y demás elementos necesarios).  Algo particular que explicamos en este apartado, es que, en nuestro caso, para ser completamente transparentes y ampliamente inclusivos, preferimos que todos los miembros de la Asamblea, tengan acceso a la misma información y la misma disponibilidad de hacer consultas como solicitudes, así como emitir opiniones, solo pedimos (agradecemos y exigimos), que tengan algún fundamento analítico e informativo (documental) y que no sean posibles prejuicios injustificados. Esto se aclara, pues las Resoluciones vinculantes, establecen un grupo reducido de representantes para asumir ciertas funciones específicas. Nosotros no limitamos libertades y tenemos disposición y capacidad de trabajar con todos.

• Sustento legal: La R114 (Art. 4, literal b), establece que “Un comité especialmente conformado por 5 padres, madres, representantes o responsables, electos por la Asamblea Escolar, contará con hasta diez (10) días hábiles para realizar el análisis de la información suministrada por la directiva del plantel, realizar las consultas y solicitudes de información a que hubiere lugar y emitir una opinión final sobre el estudio económico y la propuesta de presupuesto para el nuevo año escolar presentado por la directiva del plantel.”. En el artículo 9, se acota que estas participaciones deben ser “observaciones respaldadas”.
• Sustento argumental: Esto permite, además, simplificar el proceso pues, aunque no se dice en la Resolución (y lo tuvo que contemplar), es que tenemos que asumir que este comité especial y reducido, debe elegirse entre postulaciones de los propios miembros de la Asamblea Escolar, lo cual contempla tiempo adicional y de no hacerse, puede generar posible desconfianza en que unos pocos (no escogidos), hagan el trabajo que igual (o mejor), pueden hacer muchos, además de servir para democratizar la responsabilidad entre todos y no recargar a una minoría. Este procedimiento particular CEIVA, lo hacemos pues somos una comunidad educativa relativamente pequeña, nos apoyamos en tecnología y consideramos es lo mejor, especialmente en un tema financiero que para algunos puede resultar confuso y/o controvertido, convencidos que es mejor afrontarlo de manera ampliamente colectiva, para garantizar su posible resolución en menor tiempo posible (trabajo distribuido), sin generar desconfianza de ningún tipo. Ya lo dice el dicho: “Cuentas claras conservan amistades.” (1+2=3).

2.    Debatir: Proceso enfocado en discutir todo aquello que se requiere, especialmente el presupuesto. Los directivos CEIVA, presentarán los soportes informativos y cálculos, además de fungir como  moderadores institucionales del proceso, por lo cual, velarán y actuarán, para cumplir con estos procesos en los plazos establecidos, para lo cual, agradeceremos y exigiremos, la oportuna participación responsable de los miembros de la familia que conformen la Asamblea. 

• Sustento legal: En la R114 (Art. 4, literal A), explícita y literalmente, se establece que “La directiva del plantel remitirá por escrito y publicará en sitio visible del plantel, el estudio económico correspondiente al año lectivo que culmina (2013-2014) y la propuesta de presupuesto para el año lectivo 2014-2015, la cual debe incluir la estructura de costos y gastos tal como se establece en la presente resolución.” Como se reseñó literalmente en el aspecto anterior, citando la R114 (Art. 4, literal b), se “contará con hasta diez (10) días hábiles para realizar el análisis de la información suministrada por la directiva del plantel, realizar las consultas y solicitudes de información a que hubiere lugar y emitir una opinión final sobre el estudio económico y la propuesta de presupuesto para el nuevo año escolar presentado por la directiva del plantel.” 

3.    Decidir: Aquí básicamente se debe votar por la(s) propuesta(s) presentada(s) por el colegio (contemplando cualquier observación y/o corrección o contrapropuesta, del paso anterior). Las que tengan más votos, esa es la decisión de la Asamblea Escolar. Nuestra plataforma virtual, es completamente transparente y automatizada, para gestionar las consultas y resultados, completamente auditable y todo a la vista para todos, para que todos igualmente, puedan constatar los votos.

• Sustento legal: Esto es así pues, como lo establece claramente la R114 (Art. 4, literal c), “Una vez vencidos los diez días hábiles referidos en el literal anterior, se realizará la Asamblea Escolar extraordinaria convocada para determinar el monto de la matrícula y mensualidades, en la cual deberán presentarse el estudio económico, incluyendo la propuesta de presupuesto para el nuevo año lectivo, así como el informe analítico que haya elaborado el Comité referido en el literal b del presente artículo.”, complementariamente, el literal d del mismo artículo, establece que: “En la Asamblea Escolar extraordinaria convocada para fijar el monto de la matrícula y mensualidades, deberá someterse a aprobación: 1. El proyecto de presupuesto escolar 2014-2015. 2. Los proyectos de inversión para el nuevo año escolar, si los hubiese. 3. La propuesta de monto de matrícula y mensualidades, calculada con base en los parámetros establecidos en la presente resolución.” Complementariamente, lo dicho en el Art. 8 (párrafo 3): “La decisión sobre el monto de las matrículas y mensualidades se aprobará con base en la opción que obtenga la mayor cantidad de votos de la asamblea válidamente constituida.” 

Luego de sustentar, discutir y aprobar, es necesario concretar el presupuesto escolar, esto se hace mediante los siguientes tres (3) procesos institucionales:

1.    Publicar: Nosotros lo hacemos en nuestra página web, de libre acceso y completamente pública y por tanto, nuestro lugar más visible de todos. Allí se publican los resultados de las votaciones y los resúmenes de las estructuras de costos.

• Sustento legal: Al respecto, la R114 (Art. 12), establece que “El monto acordado por concepto de matrícula y de las mensualidades, en la Asamblea Escolar Extraordinaria, deberá publicarse en un aviso que se colocará en un sitio visible en la institución educativa.” 

2.    Implementar: Ya acordados y publicados los costos de la matrícula de inscripción y las mensualidades (12), en septiembre inicia el año escolar y el cronograma administrativos de las fechas de pago. Los pagos anticipados que hacen las familias son el presupuesto de funcionamiento acodado, con el cual cuenta la administración para poder garantizar la prestación del servicio (contratar y pagar al personal, pagar servicios, insumos y proveeduría). 

• Sustento legal: Al respecto, se debe tener en cuenta lo que establece la R114 (Art. 1), al definir: “Matrícula: Pago que debe efectuarse al momento de formalizarse la inscripción del año escolar respectivo, el cual no debe ser superior al monto de una mensualidad. Mensualidad: Montos a ser cancelados mensualmente, iguales y consecutivos desde el mes de septiembre al mes de agosto de cada período escolar, los cuales han sido fijados siguiendo el procedimiento establecido en la presente Resolución.”

3.    Vigilar: En función de que se cumpla lo anterior de manera óptima, se implementan controles de seguimiento administrativo tanto de las obligaciones de pago de los representantes, como de la ejecución presupuestaria planificada según partidas, a lo largo de todo el año escolar. Los elementos que atenten y superen la planificación previa, serán tratados nuevamente en Asamblea escolar, para nuevamente acordar una resolución conjunta. 

• Sustento legal: Al respecto, en lo que concierne a las familias, tener en cuenta que en el caso del Municipio Bolivariano Libertador, existe una Providencia Administrativa (PA003-2021), que contempla un procedimiento para los casos de incumplimiento por parte de la madre, padre, representante o responsable en cuanto a sus obligaciones económicas adquiridas con las instituciones educativas de gestión privada. El mismo establece (Art. 2, literal e), que “En caso de incumplimiento de acuerdo previsto en el literal b, se le notificará a los representantes de la forma prevista en el literal a del presente procedimiento, a los fines de ofrecerle la posibilidad de la prosecución en un plantel oficial o de acuerdo a su posibilidad económica, en virtud de la incapacidad económica evidenciada, con el apoyo y acompañamiento de supervisión educativa en garantía del Derecho a la Educación.” Este tema, es abarcado con mayor detalle, en este apartado.